はじめに
日々の業務において、生産性を向上させることは誰もが抱える課題です。特に、20–30代の社会人にとって、業務の効率化は精神的・肉体的な負担を軽減し、より重要な作業に集中するために欠かせない取り組みです。本記事では、ChatGPTなどの生成AIを活用して、定型メールの作成の効率化するための「使える」プロンプトを紹介します。このプロンプトを使うことで、仕事の負担を減らし、質の高い時間を生み出す一助としてください。
定型メールの効率化
定型メールは多くの社会人が毎日繰り返し行う作業の一つです。ChatGPTを活用することで、この定型作業を効率化することが可能です。以下に具体的なシチュエーションごとに適切なプロンプトを5つ提示します。
プロンプト例
- 会議後のフォローアップメール作成
- まず議事録を記載します。その上で、以下のプロンプトを打ち込みます。
「 あなたは世界No.1の営業マンです。上記議事録から、適切なフォローアップメールを作成してください。担当者はおそらく◯◯の情報を求めていると思われるので、その件に関してブラウザ機能を駆使して情報を集め、具体的で適切な、かつ短く端的なフォローアップメールを作成してください。」
- まず議事録を記載します。その上で、以下のプロンプトを打ち込みます。
- 新規顧客への紹介メール
- 「あなたは世界No.1の営業マンです。新規顧客に会社のサービスを紹介するメールの件名、本文をください。 新規顧客の業界は〇〇で、企業規模は資本金◯◯◯◯万円、従業員数はおよそ◯◯人です。また、新規顧客の製品（またはサービス）は◯◯◯◯で、競合他社より◯◯という点が優れています。弊社の◯◯というサービスがおすすめできそうです。弊社の◯◯サービスは◯◯という特徴があり、〇〇という点が新規顧客のメリットになりそうです。弊社の◯◯サービスのページURLは https://~ です。ブラウザ機能を使って弊社サービスのページURLを参考にして、短く、端的に、150文字以内でメールの本文をください。」
- ※新規顧客の業界や規模感、また自社のサービスやURLの有無などで調整してください。
- 会議出席確認メール
- 「今週の◯◯日◯時にある会議の出席を確認するためのメール件名、本文をください。」
- リマインダーメール
- 「来週〇〇日◯時にある会議のリマインダーメールの件名、本文をください。」
ポイント
- 「あなたはプロの◯◯です。」と最初に書く。
◯◯は業務内容に合わせて変更する（例えばフォローアップメールの場合は「世界No.1の営業マン」など） - 「ブラウザ機能を駆使して」というワードをいれる。
これにより、ChatGPTがWeb上の情報を検索し、最良な方法やプロンプトが提示される可能性があります。 - うまくいったプロンプトをコピペでメモ帳等に保存しておき、使うときにコピペするとすぐ使えます。
効率化の効果
- メリット: 簡単に定型メールが作成でき、作業時間を削減できる。
- デメリット: 特定のニュアンスが必要な場合、AIの表現力に限界があることがあります。
- 時間の省力化: 平均して定型メールの作成時間を約30%削減できる可能性があります。
ChatGPT利用時の注意点
ChatGPTは非常に便利なツールですが、生成された内容が常に正確であるとは限りません。メール本文で言葉足らずな部分も出てくるかもしれません。そのため、最終的にはあなた自身がその内容の正確性を確認し、使用するかどうかを判断する必要があります。また、AIの提案は参考として活用し、自身の知識や経験を組み合わせることで最良の結果を得ることができます。
コメント